+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как ознакомиться с личным делом в отделе кадров

Договор о материальной ответственности при необходимости. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака при наличии. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника. Автобиография на усмотрение работодателя. Характеристика или рекомендации если были предоставлены. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работаю со вкусом: Отдел кадров

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.

Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации. Личное дело состоит из титульного листа обложки и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены: руководящие должности и их заместители; ведущие специалисты; материально ответственные работники бухгалтеры , кассиры и т.

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время.

Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги. Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно.

При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6. В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Узнать новый размер штрафа Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих.

Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

Документы о прекращении трудовой деятельности: заявление сотрудника об увольнении; копия приказа об освобождении от должности.

Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов Как заполняется личная карточка сотрудника в личное дело Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия.

Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива.

Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т. В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих для младшего состава , личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности.

Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться. Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки. Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т.

Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему.

Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке трудовых договоров и пр. Он отражается в днях, месяцах, годах. При расчете стажа необходимо пользоваться п. Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках.

Поскольку день увольнения — это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно — это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета или выданного взамен него временного удостоверения или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку.

При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено. Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию. Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала.

Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия. Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т.

Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса. Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение.

Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер. В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности.

Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный.

Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные. Другие разделы. Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации.

Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

Оформление личных дел сотрудников поэтапно Этап 1. Оформление обложки титульный лист. Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ от 17 июля года.

Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название. Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать.

В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки. В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения: В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.

Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки.

Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф. В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: открытия персонального учета, то есть день приема сотрудника на работу, и закрытия, то есть число увольнения из компании. Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки. Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны. Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании. В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения — не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал.

Срок их хранения составляет всего пять лет. Этап 3. Заполнение документов. Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности. Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Этап 4. Составление описи. Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Обращение в отдел кадров предприятия

В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи. Формирование листа ознакомления с приказом Документ формируется в одиночном экземпляре и содержит необходимые данные в виде таблицы. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Работа ознакомление с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы ознакомления должно ограничиваться пределами одного рабочего дня.

О порядке ведения личного дела муниципального служащего в администрации К личному делу прилагается лист ознакомления муниципального служащего с Личные дела муниципальных служащих хранятся в отделе кадров в Порядок работы с личным делом муниципального служащего. При работе.

Лист ознакомления с личным делом

Зинаида Ползунова 23 августа Это с какого перепуга мне штраф. Если я, работая в фирме, к примеру кадровик или инспектором отдела кадров, положила в пакет с личным делом сотрудника его похвальные листы, грамоты и награды? Допустим, я ошиблась и случайно это сделала. А меня за это оштрафуют сразу, за мою случайную оплошность? Не существует таких законов, вы пугаете тут всех. Dmitriy Romanov 22 августа Всегда имеет смысл перестраховаться и добавить в этот пакет с личным делом что-то ненужное, чем что-то важное забыть и нажить себе неприятности. Полина 19 августа Это же сколько времени бедным проверяющим инспекторам читать придётся ваш талмуд, когда внезапно решат провести доскональную, а не выборочную, проверку всех личных дел работающих сотрудников в вашей компании.

Еврейские корни

Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 — лет срока хранения, если иное не определено законом. Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите: личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации; разбиение дробление персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров; четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные; проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Внутреннюю опись составляет работник, ведущий персональные данные сотрудника.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

Учёт и регистрация личных дел Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников. Читайте также: Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу Внесение новых данных Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации.

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Учёт и регистрация личных дел Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников. Читайте также: Предварительный медицинский осмотр при приеме на работу Внесение новых данных Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки.

Как оформить личное дело работника

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся. Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой. Документы, включаемые в личное дело, можно формально разделить на несколько групп. Первоначально в личные дела включаются документы, представляемые при приеме на работу, после них - документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

Как правило, почти все работодатели ведут у себя личные дела трудящихся, которые содержат их личные документы. Обязательно ли проводить процедуру ознакомления работников с личным делом под роспись? Личное дело работника Личное дело состоит из различных документов, касающихся непосредственно конкретного человека. Формирование этого комплекта документов в обязательном порядке нужно только для государственных юридических лиц, остальные работодатели ведут их на свое усмотрение, а соответственно и сами определяют перечень документов, которые будут в них включены. Личное дело: порядок ознакомления Нужно ли знакомить человека с данными, которые содержатся в его личном деле?

Можно ли работнику предоставить на ознакомление его личное дело Личное дело сотрудника Защита персональных данных в работе отдела кадров Важно, чтобы прием посетителей осуществлялся только в те часы, которые ежедневно выделяются для этой цели. В другое время в помещении отдела кадров не могут находиться посторонние лица, в том числе сотрудники предприятия. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Строим карьеру в «ОТДЕЛЕ КАДРОВ»
Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ульяна

    Слава Богу продал евробляху давно))

  2. Модест

    Пэрэмога.и так люди уезжают,умирают,детей не рожают по финансовой причине.так вообще тепёрь смерть нации а не варагам

  3. tranpedddowngerp1970

    2. Аутстаффинг или Волонтерство почему же нельзя и как в суде себя вести? Например, заказал услуги клиннинга, и во время уборки пришла проверка, что меня теперь оштрафуют за то что обратился в клинниг контору и нечего не успел подписать, договор заключить и оплатить. Так страшно и сантехника вызвать. А если это легенда для неоформленная уборщиц , как на проверке они отличат заказал клининг или уборщицы на аутстаффинге или фрилансеры? Потом правда или моя легенда попадает в суд и там нужно говорить правду иначе статья (просто я не в теме процедур в суде)? Что будет если я буду настаивать на своей легенде и проиграю дело, мне к штрафу плюсуется статья за лож в суде или это только в западных фильмах так?

  4. Вера

    Тарас огромное ВАМ спасибо , дай ВАМ Бог здоровья !

  5. cofulsi

    По какому закону может быть повторное наказание за одно и то же нарушение? Если есть штраф 8500, как может быть ещё один штраф?

  6. Лилиана

    Уважение к вашему каналу. Грузовики ломают дороги? А у нас асфальт есть ? или это дорожное покрытие. Пускай научиться делать дороги а потом всё спихивают на грузовики. Автодор воры!

  7. Ладимир

    Зачастую имитируется отправка на выдуманный адрес электронной почты при том, что в заявлении/обращении указан именно почтовый адрес и требование направлять на адрес для переписки.

  8. quelinfastprob

    Сборы носят выражено коммерческий характер так основное значение имеет количество привезённых тренером спортсменов, а не их уровень то есть по факту на мероприятии в куче тренируются и совсем зелёные новички и кандидаты в сборную. Количество участников сборов варьируется от 50 до 200 человек.

  9. tetushand1965

    Пока мои бывшие друзья делали детей и брали ипотеку я думал и действовал. Я им говорил что если пара родила 1 или 2 ребенка и взяла ипотеку, то 99.76 семья развалится. Друзей у меня нет все обиделись, все развелись, все в делёжке ипотечных хат и алиметщики стали вот дебилы )

  10. Демид

    Скажите, а обыскивают только квартиру, или ещё Твои гараж, подвал, дачу ?

  11. nihiwatnigg

    Ну блин. Трезвый взгляд вроде, про профицит бюджета ляпнул, но не озвучил важную вещь. Мало кто услышал, но ВВП прямо сказал, что нельзя вкладывать нефте-деньги в содержание пенсионеров, чтобы не ставить пенсионеров в зависимость от нефти. А вовсе не потому, что общество отказывается от пенсионеров. И это здравая мысль, на нефтедоллары должна развиваться инфраструктура, способствующая большим доходам и отчислениям в ПФР.

  12. Святослав

    Для снятия машины с учета сама машина не нужна в Польше. Нужен или владелец по тех.паспорту или владелец по доверенности. или купчей. Живу в Польше и знаю что говорю, снимал свою машину с учета, проданную на украину

  13. Варлаам

    Это не жильцы в малом количестве бостующие против постройки высотки их гораздо больше по численности по всем областям это будет Коллапс на дорогах Украины.

  14. Автоном

    Только запись с камер наблюдения очень часто просто пропадает, особенно если на ней противоправные действия охранника

  15. Августа

    СУПЕР ценная информация. Спасибо, Тарас.